Facilities Manager

 

Key Job Responsibilities

  • Developand update the company’s assets register and ensure the appropriate insurance

is maintained on all company assets.

  • Directand control the maintenance of office equipment and facilities.
  • Coordinateall contracted general services i.e. courier services, security and transport,

cleaning, office equipment maintenance etc.

  • Manageall vendor relations relating to the management of the Company’s facilities.
  • Superviseand manage transport services and ensure the effective management and

maintenance of the Company’s fleet of vehicles.

  • Superviseall procurement activities of the Company
  • Handlethe acquisition, distribution and storage of equipment and supplies.
  • Overseethe preparation, analysis, negotiation and review of contracts relating to the

purchase or sale of equipment, materials, supplies, products or services.

  • Monitorthe day to day affairs of the Company stores and ensure that proper records are

kept and stock properly managed.

  • Liaisewith user departments to ensure that their procurement requirements are met as

much as practicable.

  • Manageall Company facilities to ensure approved standards are met and maintained at

all times.

Conduct routine inspection and ensure that facilities are in good condition and

functional.

  • Liaisewith the facility management companies for the provision of security and cleaning

services.

  • Ensurehealth and safety standards are maintained on all Company premises.
  • Supervisecontractors and artisans to ensure that contracts and repairs are executed

within budget and timelines at the right quality.

  • Providebudgetary input with regards to facilities management and logistics.
  • Supervisethe management of the front desk.
  • Ensurecustomer service standards are maintained at all times.

Key Performance Indicators

  • Satisfactoryinternal audit
  • Compliance– inspection and maintenance schedule
  • Compliance– maintenance standards
  • TAT– procurement and requests
  • Healthand safety standards maintained
  • Reporting– facilities report
  • TAT– Issues and complaint resolution



Relationships

External                            : Vendors, suppliers and external clients

Internal                             : All departments

Job Requirements

  • Excellentorganizational skills
  • Excellentcustomer service orientation
  • Exceptionalattention to detail with proven interpersonal skills
  • Negotiationskills
  • Planningskills
  • Problem-solvingskills
  • Timemanagement skills
  • TeamPlayer

Qualification

Educational                     : Minimum of 1st degree in a related field.

Professional                    : N/A

Knowledge                      : Facilities Management, procurement, health and safety.

Work Experience

  • Facilitiesmanagement
  • Logisticsmanagement support
  • Minimumof 5 years work experience in a similar role with proven managerial

           experience.

  • Physical Requirements: Visit suppliers/vendors and site visits.

Technical Competence           

Personal Competence

Should be;

  • Creative
  • Self-driven

        Resourceful

  • Passionate
  • Anexcellent communicator
  • Ableto build trust
  • Professionalwith a good service orientation
  • Shouldplan to avoid failure

Level of Authority : Facilities Assistant, Transport Officer

Decision Making          : Limited to set standards approved by management. As permitted by

Management.

Working Conditions: Normal for an office environment. Work may require occasional

weekend and/or evening work and travel.

Physical Requirements: Visit suppliers/vendors and site visits